یک فروشگاه ممکن است در قفسه‌ها کالا داشته باشد، اما باز هم هنگام فروش با کمبود روبه‌رو شود. گاهی هم سرمایه در کالاهایی می‌ماند که ماه‌ها حرکت نمی‌کنند. کنترل موجودی انبار قرار نیست با محاسبات پیچیده شروع شود. چند عدد ساده از فروش و زمان تأمین کالا، تصویر قابل‌استفاده‌ای به شما می‌دهد.
در این راهنما، مسیر را قدم‌به‌قدم پیش می‌بریم: هزینه‌های کمبود و انباشت را می‌بینیم، حداقل ذخیره و نقطه سفارش را حساب می‌کنیم، کالاها را بر اساس گردش و سودآوری جدا می‌کنیم و برای ثبت سریع ورود و خروج یک روال مشخص می‌سازیم.
تمام‌شدن و ماندن کالا هر دو هزینه دارند
وقتی کالای پرفروش تمام می‌شود، فروشنده فقط یک قلم کالا را از دست نمی‌دهد. مشتری ممکن است خریدش را به فروشگاه دیگری ببرد. اگر این اتفاق چند بار تکرار شود، تشخیص اینکه مشکل از قیمت، تبلیغ یا رفتار مشتری بوده سخت‌تر می‌شود؛ در حالی که ریشهٔ مسئله فقط دیر سفارش دادن بوده است.
کمبود کالا هزینه‌های دیگری هم دارد. فروشنده مجبور می‌شود خرید فوری انجام دهد، حمل سریع‌تری بپردازد یا کالای جایگزین را با قیمت بالاتری تهیه کند. در بعضی فروشگاه‌ها، سفارش‌های ناقص هم باعث می‌شوند هزینهٔ ارسال روی تعداد کمی کالا تقسیم شود.
انباشت کالا شکل متفاوتی از ضرر است. پولی که در کالای کم‌گردش خوابیده، برای خرید اقلام پرفروش یا پرداخت هزینه‌های روزانه در دسترس نیست. کالاهای فصلی ممکن است با پایان فصل ارزش فروش خود را از دست بدهند. بعضی کالاها هم تاریخ مصرف، بسته‌بندی یا ظاهر قابل‌فروش خود را از دست می‌دهند.
مغایرت میان عدد سیستم و موجودی واقعی، تصمیم‌گیری را سخت‌تر می‌کند. اگر گزارش فروش عددی را نشان دهد اما چند قلم از قفسه کم شده باشد، سفارش بعدی بر پایهٔ اطلاعات نادرست انجام می‌شود. برای شناخت رابطهٔ میان موجودی، فروش و عددهای مالی، راهنمای یکپارچگی انبار و حسابداری می‌تواند نقطهٔ شروع مناسبی باشد.
قبل از فرمول، داده‌های پایه را آماده کنید
برای هر کالا چند عدد ساده لازم دارید. این اطلاعات را می‌توانید از فروش ماه گذشته، فاکتورهای خرید و شمارش قفسه به دست آورید. اگر داده‌ها ناقص‌اند، از یک بازهٔ کوتاه‌تر شروع کنید و در هفته‌های بعد آن را اصلاح کنید.
برای هر قلم این موارد را ثبت کنید:
- مقدار فروش در یک بازهٔ مشخص، مثلا 30 روز
- تعداد روزهایی که تأمین‌کننده برای تحویل کالا زمان می‌خواهد
- مقدار موجودی فعلی در قفسه و انبار
- حداقل مقدار خرید یا تعداد کالا در هر بسته
- فصل‌پذیری یا تغییرات مشخص در تقاضا
- سود هر واحد کالا
یکسان بودن واحد اندازه‌گیری مهم است. اگر فروش را به عدد ثبت می‌کنید، موجودی و خرید هم باید بر اساس عدد باشد. برای کالاهایی که با کارتن خریداری و به‌صورت تکی فروخته می‌شوند، نسبت هر کارتن به تعداد واحدهای داخل آن را مشخص کنید.
فروش 30 روز گذشته همیشه تصویر کاملی نمی‌دهد. اگر در این دوره کالا چند روز ناموجود بوده، عدد فروش کمتر از تقاضای واقعی است. برای چنین قلمی، روزهای نبود کالا را کنار بگذارید یا بررسی کنید که فروش روزهای قبل و بعد چه تغییری داشته است.
فصل، مناسبت و تغییر قیمت را هم جداگانه یادداشت کنید. فروش یک اسباب‌بازی در هفتهٔ نزدیک به شروع مدرسه با فروش همان کالا در یک ماه عادی قابل‌مقایسه نیست. اگر مطمئن نیستید کدام بازه نمایندهٔ رفتار عادی مشتری است، دو بازه را جدا حساب کنید و میان آن‌ها تصمیم نگیرید.
دو فرمول ساده برای تعیین زمان سفارش
فرمول‌ها فقط زمانی مفیدند که عددهای ورودی به کار واقعی فروشگاه نزدیک باشند. لازم نیست برای هر کالا مدل پیچیده بسازید. همین دو محاسبه برای شروع کافی است.
مصرف روزانه و حداقل ذخیره را حساب کنید
ابتدا میانگین فروش روزانه را به دست آورید:
میانگین فروش روزانه = مقدار فروش در بازه ÷ تعداد روزهای بازه
فرض کنید یک فروشگاه در 30 روز، 240 عدد از یک شوینده فروخته است. میانگین فروش روزانه این کالا 8 عدد می‌شود.
حالا تعداد روزهایی را مشخص کنید که ممکن است در آن‌ها فروش انجام شود اما خرید جدید هنوز به دست شما نرسیده باشد. این عدد همان ذخیرهٔ احتیاطی است. برای نمونه، اگر تأمین‌کننده معمولاً 5 روزه تحویل می‌دهد، اما گاهی 2 روز تأخیر دارد، می‌توانید 2 روز را به‌عنوان حاشیهٔ تأخیر در نظر بگیرید.
حداقل ذخیره = میانگین فروش روزانه × روزهای حاشیهٔ تأخیر
در مثال بالا، اگر فروش روزانه 8 عدد و حاشیهٔ تأخیر 2 روز باشد، حداقل ذخیره 16 عدد است. این عدد برای ادامهٔ فروش در زمان تأخیر کنار گذاشته می‌شود.
حداقل ذخیره برای همهٔ کالاها یکسان نیست. کالای گران یا کم‌گردش ممکن است ذخیرهٔ کمتری بخواهد، چون نگهداری مقدار زیاد آن سرمایه را درگیر می‌کند. کالای ارزان و پرفروش ممکن است به ذخیرهٔ بیشتری نیاز داشته باشد. هزینهٔ نگهداری، فضای قفسه و امکان خرید دوباره روی این تصمیم اثر دارند.
نقطه سفارش را از زمان تأمین بسازید
نقطه سفارش زمانی است که باید خرید را شروع کنید، نه زمانی که قفسه کاملا خالی شده است.
نقطه سفارش = میانگین فروش روزانه × زمان تأمین + حداقل ذخیره
با همان مثال، فروش روزانه 8 عدد است، تأمین‌کننده 5 روز زمان می‌خواهد و حداقل ذخیره 16 عدد است:
نقطه سفارش = 8 × 5 + 16 = 56 عدد
یعنی وقتی موجودی قابل‌فروش به 56 عدد رسید، زمان سفارش دوباره است. در فاصلهٔ رسیدن سفارش، حدود 40 عدد برای فروش معمول مصرف می‌شود و 16 عدد برای تأخیر کنار می‌ماند.
موجودی قابل‌فروش با موجودی ثبت‌شده یکی نیست. کالای خراب، رزروشده، مرجوعی بررسی‌نشده یا کالایی که در قفسهٔ فروش نیست، نباید بدون بررسی در محاسبه وارد شود. یک تعریف ساده برای کار روزانه داشته باشید: موجودی قابل‌فروش یعنی کالایی که همین حالا می‌توان آن را به مشتری تحویل داد.
اگر حداقل مقدار خرید 12 عدد است و نتیجهٔ فرمول 56 شده، سفارش را به تعداد بسته‌های قابل‌خرید گرد کنید. همچنین اگر قرار است سفارش بعدی سه روز دیگر برسد، موجودی مورد انتظار هنگام تحویل را هم بررسی کنید تا بیش از نیاز سفارش ندهید.
کالاها را بر اساس گردش و سودآوری جدا کنید
همهٔ کالاها ارزش یکسانی برای بررسی روزانه ندارند. اگر بخواهید هر قلم را با یک شدت کنترل کنید، وقت تیم انبار صرف کالاهای کم‌اهمیت می‌شود. دسته‌بندی ساده کمک می‌کند توجه را به جایی ببرید که بیشترین اثر را روی فروش و سرمایه دارد.
گروه A، B و C را با دادهٔ فروش بسازید
برای شروع، کالاها را بر اساس سرعت فروش به سه گروه تقسیم کنید:
- گروه A: کالاهای پرفروش یا کالاهایی که نبودشان مستقیما فروش را متوقف می‌کند. این اقلام را هر روز یا چند بار در هفته بررسی کنید.
- گروه B: کالاهایی با فروش متوسط که نیاز به بررسی هفتگی دارند.
- گروه C: کالاهای کم‌گردش که بهتر است ماهانه بررسی شوند و خرید تازهٔ آن‌ها با احتیاط انجام شود.
این گروه‌بندی قانون ثابت ندارد. یک کالای کم‌فروش اما بسیار سودآور ممکن است برای فروشگاه مهم‌تر از کالایی باشد که تعداد زیادی از آن فروخته می‌شود اما سود کمی دارد. درصدهای آماده را به‌عنوان قانون قطعی استفاده نکنید. از رفتار واقعی فروشگاه خودتان شروع کنید.
برای هر گروه یک قاعدهٔ روشن بنویسید. مثلا گروه A با رسیدن به نقطه سفارش بررسی شود، گروه B هر هفته بازبینی شود و گروه C پیش از خرید دوباره به گزارش فروش و موجودی قبلی نیاز داشته باشد.
سود را کنار سرعت فروش بگذارید
سود هر واحد به‌تنهایی کافی نیست. سود کل یک کالا در بازهٔ زمانی به این شکل به دست می‌آید:
سود کل دوره = سود هر واحد × تعداد واحد فروخته‌شده
ممکن است کالایی سود واحدی بالایی داشته باشد، اما فقط چند بار در ماه فروش برود. کالای دیگری سود واحد کمتری داشته باشد، اما هر روز از قفسه خارج شود. اولی سرمایه را بیشتر درگیر می‌کند و دومی به سفارش منظم‌تری نیاز دارد.
برای کالاهای راکد، سه پرسش بپرسید:
- آخرین فروش چه زمانی انجام شده است؟
- آیا کالا در محل قابل‌دیدن قرار دارد یا در انبار مانده؟
- خرید دوبارهٔ آن بر اساس فروش واقعی بوده یا عادت قبلی؟
پاسخ‌ها مسیر تصمیم را مشخص می‌کنند. گاهی جابه‌جایی کالا به محل بهتر کافی است. گاهی باید خرید آن متوقف شود. دربارهٔ کالای فصلی هم پیش از پایان فصل تصمیم بگیرید؛ صبر کردن تا پایان کامل تقاضا معمولا قدرت انتخاب را کم می‌کند.
ورود و خروج را همان لحظه ثبت کنید
ثبت با تأخیر یکی از دلایل اصلی فاصله گرفتن عدد سیستم از قفسه است. اگر کالایی صبح وارد شده اما عصر ثبت شود، فروش بین این دو زمان ممکن است موجودی اشتباهی نشان دهد. همین اتفاق در مرجوعی، انتقال بین انبارها و کالای آسیب‌دیده هم رخ می‌دهد.
برای هر حرکت کالا، یک رویداد مشخص داشته باشید:
- رسید خرید برای کالای واردشده
- حواله یا خروج برای کالای فروخته‌شده یا منتقل‌شده
- ثبت مرجوعی برای کالای برگشتی
- ثبت ضایعات یا آسیب‌دیدگی
- اصلاح موجودی پس از شمارش و تأیید مسئول
یک نفر را مسئول ثبت بدانید و نفر دیگری را برای بررسی نمونه‌ای انتخاب کنید. اگر همه مسئول باشند، معمولا هیچ‌کس مسئول نهایی نیست. در فروشگاه کوچک، همان فروشنده می‌تواند ثبت را انجام دهد؛ به شرطی که این کار به پایان شیفت موکول نشود.
شمارش دوره‌ای همچنان لازم است. ثبت لحظه‌ای جای شمارش را نمی‌گیرد، بلکه کمک می‌کند اختلاف زودتر دیده شود. برای گروه A شمارش کوتاه و مکرر انجام دهید. برای گروه B و C فاصلهٔ شمارش می‌تواند بیشتر باشد.
در یک نمونهٔ فرضی از کار با مایان، فروشگاه می‌تواند فهرست کالاها و خدمات را از ابتدا مرتب نگه دارد و در پلن‌های دارای ماژول انبار، ورود و خروج کالا را هم در همان فضای کاری ثبت کند. این کار زمانی ارزش دارد که کارکنان هر حرکت را همان لحظه وارد کنند؛ خود نرم‌افزار نمی‌تواند کالایی را که ثبت نشده، از روی قفسه حدس بزند. جزئیات بخش‌های مرتبط را می‌توانید در صفحهٔ قابلیت‌های مایان ببینید.
ثبت سریع در فروش شلوغ، با یک روال ثابت
در ساعات شلوغ، ثبت کالا نباید به فرم‌های طولانی و جست‌وجوی دستی وابسته باشد. چند تغییر ساده سرعت را بالا می‌برد و خطا را کمتر می‌کند.
اول، نام‌گذاری کالاها را یکدست کنید. برای یک کالا چند نام متفاوت ننویسید. رنگ، اندازه و بسته‌بندی را در مشخصات جدا نگه دارید تا فروشنده بین دو قلم مشابه اشتباه نکند.
دوم، واحد فروش را از واحد خرید جدا کنید. اگر نوشیدنی در کارتن خریداری و تکی فروخته می‌شود، تبدیل کارتن به عدد باید از قبل مشخص باشد. ثبت مبهم واحد یکی از علت‌های رایج مغایرت است.
سوم، برای کالاهای پرتکرار مسیر کوتاه بسازید. بارکدخوان، فهرست اقلام پرفروش یا دکمه‌های دسترسی سریع می‌توانند زمان ثبت را کم کنند. اگر بارکدخوان ندارید، فهرست کوتاه با نام‌های روشن بهتر از جست‌وجوی میان صدها قلم است.
چهارم، دریافت کالا را با شمارش اولیه جدا کنید. هنگام تحویل، تعداد بسته‌ها را بشمارید و چند قلم را برای کنترل باز کنید. اگر اختلافی میان سفارش و تحویل وجود دارد، همان‌جا یادداشت شود؛ اصلاح چند روز بعد دشوارتر است.
پنجم، پایان شیفت را به مرور کوتاه اختصاص دهید. سه مورد را بررسی کنید: کالاهای منفی یا غیرعادی، رسیدهای ثبت‌نشده و خروج‌هایی که هنوز دلیل مشخص ندارند. این مرور نباید جای ثبت لحظه‌ای را بگیرد، اما خطاهای همان روز را زودتر آشکار می‌کند.
برای شروع، این برنامهٔ هفتگی کافی است:
- شنبه: بررسی گروه A و کالاهای نزدیک به نقطه سفارش
- دوشنبه: شمارش نمونه‌ای چند قلم از گروه B
- چهارشنبه: مرور کالاهای کم‌گردش و خریدهای متوقف‌شده
- پایان هفته: بررسی مرجوعی، ضایعات و اختلاف‌های ثبت‌شده
پرسش‌های رایج
حداقل ذخیره با نقطه سفارش چه فرقی دارد؟
حداقل ذخیره برای پوشش دادن تأخیر یا افزایش کوتاه‌مدت فروش کنار گذاشته می‌شود. نقطه سفارش عددی بالاتر است و زمان آغاز خرید را مشخص می‌کند. نقطه سفارش شامل مصرف کالا در مدت تأمین به‌علاوهٔ حداقل ذخیره است.
اگر فروش ماه گذشته غیرعادی بود، چه عددی را وارد کنیم؟
یک ماه غیرعادی را به‌تنهایی مبنا نگذارید. فروش چند بازه را جدا بررسی کنید و اثر مناسبت، تخفیف، ناموجودی یا تغییر قیمت را یادداشت کنید. اگر دادهٔ کافی ندارید، عدد محافظه‌کارانه انتخاب کنید و پس از چند هفته آن را اصلاح کنید.
با کالای راکد چه کنیم؟
ابتدا مطمئن شوید کالا درست ثبت شده و در محل مناسبی قرار دارد. سپس آخرین فروش، سود احتمالی و هزینهٔ نگهداری را بررسی کنید. خرید دوباره را متوقف کنید تا تصمیم روشن شود؛ تصمیم نهایی می‌تواند جابه‌جایی، فروش ویژه، برگشت به تأمین‌کننده یا نگهداری محدود باشد.
اگر موجودی سیستم با قفسه فرق داشت، کدام عدد را قبول کنیم؟
هیچ‌کدام را بدون بررسی قبول نکنید. قفسه را دوباره بشمارید، ورود و خروج‌های اخیر را ببینید، مرجوعی و ضایعات را بررسی کنید و اصلاح موجودی را با دلیل ثبت کنید. اصلاح بدون پیدا کردن علت، همان اختلاف را دوباره ایجاد می‌کند.
از فردا با 20 قلم مهم شروع کنید
لازم نیست همهٔ کالاها را یک‌باره بررسی کنید. 20 قلمی را انتخاب کنید که بیشترین فروش یا بیشترین مشکل کمبود و انباشت را دارند. فروش 30 روز گذشته، زمان تأمین و موجودی قابل‌فروش هرکدام را بنویسید. سپس دو فرمول را اجرا کنید و عدد نقطه سفارش را کنار نام کالا قرار دهید.
در قدم بعد، این اقلام را به گروه‌های A، B و C ببرید و برای هر گروه فاصلهٔ شمارش تعیین کنید. از کارکنان بخواهید ورود، فروش، مرجوعی و ضایعات را همان لحظه ثبت کنند. دو هفته بعد، عددها را با قفسه مقایسه کنید و فقط فرمول‌ها یا زمان تأمین کالاهایی را اصلاح کنید که در عمل با آن‌ها اختلاف داشته‌اند. این مسیر ساده، پایه‌ای قابل‌اتکا برای تصمیم‌های خرید بعدی می‌سازد.