وقتی صاحب یک کسب‌وکار چند قیمت مختلف می‌بیند، معمولا اولین مقایسه را بین مبلغ اشتراک‌ها انجام می‌دهد. اما عدد روی صفحه همه‌چیز را نشان نمی‌دهد. زمان ورود اطلاعات، آموزش کارکنان، انتقال فایل‌ها، خطاهای ناشی از ابزارهای جدا و تعداد افرادی که باید با سیستم کار کنند، روی خرج واقعی اثر می‌گذارند. هزینه نرم افزار کسب و کار را باید با همین جزئیات سنجید.
در این نوشته، یک روش ساده برای مقایسه گزینه‌ها می‌خوانید. هدف، انتخاب گران‌ترین یا ارزان‌ترین نرم‌افزار نیست. هدف این است که بدانید دقیقا برای چه کاری پول می‌پردازید، کدام هزینه‌ها از قبل قابل پیش‌بینی‌اند و کدام تصمیم‌ها می‌توانند ریسک خرید را کمتر کنند.
هزینه واقعی فقط مبلغ اشتراک نیست
مبلغ اشتراک، روشن‌ترین بخش محاسبه است و معمولا راحت‌تر از بقیه دیده می‌شود. با این حال، برای مقایسه درست باید هزینه‌ها را به چند گروه جدا تقسیم کنید.
هزینه مستقیم شامل اشتراک ماهانه یا سالانه، ماژول‌های اضافی و تعداد کاربرانی است که به سیستم دسترسی دارند. بعضی سرویس‌ها قیمت پایه کمی دارند، اما برای انبار، حسابداری، فروش یا گزارش‌گیری باید بخش‌های جداگانه بخرید. بعضی گزینه‌ها هم یک بسته بزرگ ارائه می‌کنند که ممکن است بخشی از امکانات آن برای شما کاربردی نباشد.
هزینه راه‌اندازی گروه دوم است. تنظیم اطلاعات اولیه، تعریف کالاها و خدمات، ساختن مراحل فروش، انتقال مشتریان و آماده‌سازی گزارش‌ها ممکن است وقت کارکنان را بگیرد. اگر برای این کار نیروی بیرونی لازم باشد، باید مبلغ آن را هم جدا ثبت کنید. وقتی عدد راه‌اندازی مشخص نیست، آن را صفر در نظر نگیرید. بنویسید «نامشخص» و پیش از تصمیم، تکلیفش را روشن کنید.
گروه سوم به زمان تیم مربوط می‌شود. اگر کارمند فروش هر روز بخشی از زمان خود را صرف جابه‌جایی اطلاعات میان چند ابزار کند، این زمان هزینه دارد؛ حتی اگر در فاکتور نرم‌افزار دیده نشود. خطای ثبت سفارش، فراموش شدن پیگیری یا مغایرت موجودی هم می‌تواند هزینه جداگانه بسازد.
برای شروع، این موارد را روی یک برگه بنویسید:
- مبلغ اشتراک در یک ماه و یک سال
- هزینه ماژول‌های مورد نیاز
- هزینه راه‌اندازی و انتقال اطلاعات
- زمان آموزش و آماده شدن کارکنان
- زمان روزانه‌ای که برای ثبت یا اصلاح اطلاعات صرف می‌شود
- هزینه احتمالی خطا، دوباره‌کاری و از دست رفتن پیگیری‌ها
این فهرست قرار نیست عددی را بزرگ‌تر نشان دهد. کمک می‌کند مقایسه شما بر پایه یک عدد ناقص نباشد.
ابزارهای جداگانه چطور هزینه را بالا می‌برند؟
فرض کنید فروش در پیام‌رسان انجام می‌شود، اطلاعات مشتریان در یک فایل جدا ثبت می‌شود، موجودی در ابزار دیگری قرار دارد و فاکتور در برنامه‌ای مستقل ساخته می‌شود. هر ابزار شاید به‌تنهایی قیمت زیادی نداشته باشد، اما ارتباط میان آن‌ها رایگان نیست. کارکنان باید اطلاعات را دوباره وارد کنند و هر تغییر را در چند جا به‌روزرسانی کنند.
در چنین وضعی، هزینه از چند مسیر بالا می‌رود. نخست، چند اشتراک هم‌زمان پرداخت می‌شود. دوم، برای هر ابزار باید زمان یادگیری و پشتیبانی در نظر گرفت. سوم، اطلاعات بین بخش‌ها با تأخیر حرکت می‌کند. وقتی فروشنده از موجودی واقعی خبر ندارد یا مبلغ فاکتور با گزارش مالی هماهنگ نیست، اصلاح اشتباه وقت می‌گیرد.
یک مثال ساده را در نظر بگیرید. مشتری سفارشی را در شبکه اجتماعی می‌فرستد. فروشنده آن را در دفتر یا فایل ثبت می‌کند، همکار انبار موجودی را جدا بررسی می‌کند و مسئول مالی مبلغ را از روی پیام دیگری وارد می‌کند. اگر یکی از این مرحله‌ها جا بماند، پیگیری سفارش به حافظه افراد وابسته می‌شود. هرچه تعداد سفارش‌ها بیشتر شود، این وابستگی پرهزینه‌تر خواهد بود.
البته چند ابزار جدا همیشه انتخاب بدی نیست. یک کسب‌وکار کوچک ممکن است با یک فایل و یک ابزار ساده کارش را پیش ببرد. مسئله زمانی شروع می‌شود که اطلاعات تکراری، حجم سفارش یا تعداد کارکنان زیاد شود. برای بررسی دقیق‌تر این موضوع، مقایسه هزینه ابزارهای جداگانه با یک سیستم یکپارچه می‌تواند به روشن شدن هزینه‌های پنهان کمک کند.
هنگام مقایسه، فقط تعداد قابلیت‌ها را کنار هم نگذارید. بپرسید هر ابزار در جریان واقعی کار شما چه نقشی دارد و اطلاعات را چند بار باید وارد کنید. گاهی یک قابلیت ساده که در همان مسیر کاری قرار دارد، بیشتر از چند ویژگی پراکنده ارزش دارد.
تعداد کاربران را از روی کار واقعی بسنجید
تعداد کارکنان با تعداد کاربران نرم‌افزار یکی نیست. ممکن است یک تیم پنج‌نفره داشته باشید، اما فقط سه نفر به ثبت مشتری، فروش یا پیگیری سفارش نیاز داشته باشند. از طرف دیگر، ممکن است مسئول مالی یا انبار فقط در چند مرحله مشخص وارد سیستم شود و حضور او برای درست ماندن اطلاعات ضروری باشد.
برای محاسبه درست، از عنوان شغلی شروع نکنید. مسیر کار را بنویسید و مشخص کنید چه کسی در هر مرحله اطلاعات را وارد، بررسی یا اصلاح می‌کند. این روش تصویر دقیق‌تری از تعداد کاربران می‌دهد.
هر کاربر چه کاری انجام می‌دهد؟
برای هر نفر پاسخ این پرسش‌ها را بنویسید:
- کدام اطلاعات را وارد می‌کند؟
- چند بار در هفته به سیستم نیاز دارد؟
- اگر اطلاعات را وارد نکند، کدام مرحله متوقف می‌شود؟
- آیا کار او به اطلاعات بخش دیگری وابسته است؟
- در شش ماه آینده احتمال اضافه شدن چه کارهایی وجود دارد؟
کسی که فقط گاهی یک گزارش می‌بیند با کسی که هر روز سفارش ثبت می‌کند، نقش یکسانی ندارد. با این حال، نباید کاربر ضروری را فقط به‌دلیل ورود کم‌تعداد حذف کنید. تعداد دفعات ورود تنها معیار نیست؛ اهمیت آن کار هم باید سنجیده شود.
رشد تیم را با حدس بزرگ نکنید
پیش‌بینی رشد لازم است، اما نباید بر اساس عددی خیالی انجام شود. اگر احتمال استخدام یک نفر در آینده نزدیک وجود دارد، آن را در یادداشت خود بنویسید. اگر فقط تصور می‌کنید تیم شاید بزرگ‌تر شود، آن را با نیاز قطعی امروز یکی نکنید.
بهتر است دو محاسبه داشته باشید: هزینه مورد نیاز امروز و هزینه احتمالی با رشد قابل انتظار. این دو عدد را جدا نگه دارید. چنین کاری جلوی انتخاب پلنی را می‌گیرد که فقط برای یک احتمال دور خریداری شده است.
برای مقایسه پلن‌ها، راهنمای انتخاب پلن مایان بر اساس اندازه و نیاز تیم معیارهایی مانند تعداد کاربران و کارهای واقعی روزانه را کنار هم می‌گذارد.
شروع محدود چطور ریسک انتخاب را کم می‌کند؟
اگر هنوز درباره تناسب یک سیستم مطمئن نیستید، لازم نیست همه بخش‌های کار را هم‌زمان جابه‌جا کنید. یک مسیر مشخص را انتخاب کنید؛ مثلا ثبت مشتریان و پیگیری فروش. سپس بررسی کنید اطلاعات مورد نیاز در همان مسیر ثبت می‌شود، کارکنان آن را درست به کار می‌برند و گزارش خروجی برای تصمیم‌گیری قابل استفاده است یا نه.
شروع محدود سه فایده دارد. نخست، ایرادهای فرایند زودتر دیده می‌شوند. دوم، آموزش کارکنان به یک موضوع مشخص محدود می‌ماند. سوم، قبل از انتقال همه اطلاعات، می‌فهمید کدام بخش‌ها به تغییر روش کار نیاز دارند.
برای این آزمون، چند معیار روشن تعیین کنید. مثلا:
- هیچ مشتری جدیدی بدون مسئول پیگیری ثبت نماند.
- وضعیت هر فرصت فروش در یک جای مشخص دیده شود.
- اطلاعات تکراری کمتر وارد شود.
- گزارش مورد نیاز مدیر از همان اطلاعات ثبت‌شده ساخته شود.
- کارکنان برای پیدا کردن سابقه مشتری مجبور به جست‌وجو در چند ابزار نباشند.
این معیارها وعده نتیجه نیستند؛ فقط راهی برای سنجش تجربه واقعی شما هستند. اگر بعد از یک دوره بررسی هنوز اطلاعات ناقص است یا افراد به فایل‌های قبلی برمی‌گردند، باید دلیلش را پیدا کنید. شاید آموزش کافی نبوده، شاید مسیر کاری درست طراحی نشده یا شاید آن بخش از نرم‌افزار با نیاز شما هماهنگ نیست.
CRM و سایت‌ساز مایان را در مقایسه چگونه حساب کنیم؟
مایان خود را سیستم‌عامل خودمختار کسب‌وکار معرفی می‌کند. برای ارزیابی اولیه، دو بخش CRM و سایت‌ساز آن تا دو کاربر بدون هزینه اشتراک در دسترس‌اند. این موضوع برای تیم‌های دونفره‌ای اهمیت دارد که می‌خواهند مدیریت ارتباط با مشتری و ویترین آنلاین خود را در یک نقطه بررسی کنند.
این مزیت را نباید با رایگان بودن همه بخش‌ها اشتباه گرفت. اگر کسب‌وکار به امکاناتی مانند انبار، خرید، خزانه‌داری، کار با هوش مصنوعی، مدیریت کار یا تماس تصویری و صوتی نیاز دارد، باید پلن‌ها و ماژول‌های مربوط به آن را جداگانه در محاسبه وارد کند. بخش‌های گسترده‌تر در پلن‌های پلاس و پرو قرار دارند.
برای نمونه، پلن پلاس ماهانه 1٬800٬000 تومان و تا 15 کاربر است. پلن پرو ماهانه 4٬500٬000 تومان و تا 60 کاربر است. این اعداد را باید در کنار نیاز واقعی تیم ببینید، نه جدا از آن. تیم هشت‌نفره‌ای که به انبار و خرید نیاز دارد، باید هزینه پلن مناسب برای این کارها را بررسی کند. تیم دونفره‌ای که فعلا فقط مشتریان و سایت را مدیریت می‌کند، مبنای مقایسه متفاوتی دارد.
در مایان، امکان اضافه کردن ماژول‌ها به‌صورت جداگانه هم وجود دارد. بنابراین دو پرسش را از هم جدا کنید: آیا یک پلن کامل برای مسیر کاری من بهتر است؟ یا می‌توانم از چند بخش مشخص شروع کنم و بعد، در صورت نیاز، امکانات دیگری اضافه کنم؟ پاسخ برای همه کسب‌وکارها یکسان نیست.
همچنین هزینه سالانه برابر 12 برابر هزینه ماهانه است و تخفیف سالانه ندارد. قیمت شش‌ماهه هنگام خرید در سایت نشان داده می‌شود. این جزئیات را در محاسبه دوره‌ای وارد کنید تا عدد سالانه بر اساس حدس ساخته نشود.
فرمول ساده مقایسه گزینه‌ها
برای اینکه مقایسه قابل تکرار باشد، از این فرمول استفاده کنید:
هزینه واقعی سال اول = اشتراک سال اول + ماژول‌ها + راه‌اندازی + انتقال اطلاعات + آموزش + زمان تیم + هزینه ابزارهای جانبی + هزینه خطا و دوباره‌کاری
لازم نیست همه بخش‌ها را با دقت ریالی محاسبه کنید. مهم این است که هیچ بخش مهمی حذف نشود. اگر یک مورد برای شما وجود ندارد، صفر بنویسید. اگر اطلاعاتش را ندارید، «نامشخص» ثبت کنید و آن را به‌اشتباه صفر نگذارید.
سپس همین فرمول را برای هر گزینه اجرا کنید. برای گزینه اول، شاید یک اشتراک واحد داشته باشید. برای گزینه دوم، چند ابزار جدا، چند آموزش و زمان بیشتری برای ورود اطلاعات وجود داشته باشد. برای گزینه سوم، ممکن است با شروع محدود هزینه اولیه پایین‌تر باشد، اما بعد از مدتی به امکانات بیشتری نیاز پیدا کنید.
یک جدول ساده بسازید و برای هر گزینه این ستون‌ها را قرار دهید:
| مورد مقایسه | گزینه اول | گزینه دوم | شروع محدود |
|---|---|---|---|
| اشتراک سال اول | |||
| تعداد ابزارهای مورد نیاز | |||
| زمان انتقال اطلاعات | |||
| زمان آموزش تیم | |||
| نیاز به ورود تکراری اطلاعات | |||
| امکان گسترش در ادامه | |||
| هزینه‌های نامشخص |
در پایان فقط به جمع نهایی نگاه نکنید. کنار هر عدد بنویسید چه چیزی دریافت می‌کنید و چه کاری همچنان دستی باقی می‌ماند. گزینه‌ای که مبلغ اشتراک کمتری دارد، ممکن است زمان بیشتری از تیم بگیرد. گزینه‌ای که مبلغ بیشتری دارد، شاید بخشی از ابزارهای فعلی و ورودهای تکراری را حذف کند. این تفاوت باید با کار روزانه شما سنجیده شود.
پرسش‌های رایج
کمترین مبلغ اشتراک همیشه بهترین انتخاب است؟
خیر. مبلغ پایین زمانی مفید است که نیاز اصلی شما را پوشش دهد و زمان زیادی برای کارهای جانبی نسازد. اشتراک ارزان با چند ابزار اضافی، آموزش جدا و ورود تکراری اطلاعات ممکن است در مجموع خرج بیشتری داشته باشد.
هزینه راه‌اندازی را چطور در مقایسه وارد کنیم؟
کارهایی مانند انتقال مشتریان، تعریف کالاها، تنظیم مراحل فروش و آموزش تیم را فهرست کنید. برای هر مورد زمان تقریبی تیم یا مبلغ خدمات را بنویسید. اگر فروشنده عدد مشخصی ارائه نکرده، آن بخش را نامشخص بگذارید و صفر حساب نکنید.
برای یک تیم دونفره از کجا شروع کنیم؟
اگر نیاز اصلی شما مدیریت مشتری و ساخت سایت است، CRM و سایت‌ساز مایان تا دو کاربر نقطه شروعی برای ارزیابی هستند. اگر به انبار، خرید، مالی یا بخش‌های دیگر نیاز دارید، هزینه همان امکانات را هم در مقایسه وارد کنید.
پلن ماهانه را انتخاب کنیم یا سالانه؟
این تصمیم به مدت استفاده و نقدینگی شما بستگی دارد. در مایان، هزینه سالانه دقیقا 12 برابر مبلغ ماهانه است و تخفیف سالانه ندارد. بنابراین انتخاب دوره باید بر اساس برنامه پرداخت و اطمینان شما از نیاز واقعی انجام شود.
از فردا ارزیابی را با یک برگه شروع کنید
ابتدا همه ابزارهایی را که تیم در یک هفته معمولی استفاده می‌کند بنویسید. کنار هر ابزار، مبلغ پرداختی، مسئول استفاده و کاری را که انجام می‌دهد ثبت کنید. سپس مسیر یک سفارش یا یک مشتری را از شروع تا پایان دنبال کنید و هر جایی را که اطلاعات دوباره وارد می‌شود علامت بزنید.
بعد، کاربران ضروری را از روی کار واقعی مشخص کنید و نیازهای قطعی را از احتمال‌های آینده جدا نگه دارید. برای هر گزینه، هزینه یک سال را با فرمول بالا بسنجید و موارد نامشخص را پنهان نکنید. در پایان، یک مسیر محدود را با داده واقعی بررسی کنید. انتخاب درست از همین برگه ساده شروع می‌شود، نه از بزرگ‌ترین فهرست امکانات.