ثبت فاکتور فروش آنلاین وقتی مفید است که فقط به ساختن یک برگه ختم نشود. اطلاعات مشتری، کالا یا خدمت، مبلغ، وضعیت پرداخت و زمان پیگیری باید طوری ثبت شوند که چند روز بعد هم بتوانید به آن‌ها اعتماد کنید. یک اشتباه کوچک در تعداد یا تخفیف ممکن است مبلغ دریافت را تغییر دهد و پیگیری آن را سخت کند.
این راهنما یک ترتیب کوتاه برای ثبت فاکتور پیشنهاد می‌کند. لازم نیست از ابتدا همه جزئیات را وارد کنید؛ کافی است اطلاعات اصلی را آماده کنید و بعد موارد اختیاری اما اثرگذار را بررسی کنید.
فاکتور منظم چه مشکلی را در فروش روزانه حل می‌کند؟
در فروش روزانه معمولا مشکل از خود فروش شروع نمی‌شود. مشتری خرید کرده، مبلغی هم توافق شده، اما بعد یکی از این پرسش‌ها پیش می‌آید: قیمت نهایی چقدر بود؟ تخفیف را چه کسی تأیید کرد؟ مشتری چه مقدار پرداخت کرده است؟ باقی‌مانده چه زمانی باید دریافت شود؟
وقتی هر فروش با اطلاعات مشخص ثبت شود، پاسخ این پرسش‌ها به حافظه افراد یا پیام‌های پراکنده وابسته نمی‌ماند. فروشنده می‌داند چه چیزی فروخته شده، مسئول مالی مبلغ و وضعیت تسویه را می‌بیند و مدیر می‌تواند فروش‌های باز را جدا کند.
فاکتور مرتب سه کاربرد ساده دارد:
- سابقه‌ای روشن از توافق با مشتری ایجاد می‌کند.
- مبلغ دریافت‌شده و باقی‌مانده را از هم جدا نگه می‌دارد.
- پیگیری فروش‌های پرداخت‌نشده را از حالت حدس و یادآوری شخصی خارج می‌کند.
در فروشگاه، این نظم به کنترل خروج کالا کمک می‌کند. در کسب‌وکار خدماتی، مشخص می‌کند مشتری بابت چه کاری، در چه تعدادی و با چه نرخی هزینه کرده است. برای آشنایی بیشتر با ارتباط میان فروش، موجودی و حسابداری، راهنمای یکپارچگی انبار و حسابداری چگونه مانع مغایرت مالی و خطای اسناد می‌شود؟ هم می‌تواند مفید باشد.
پیش از ثبت، این اطلاعات را آماده کنید
پیش از باز کردن فرم ثبت، چند اطلاعات پایه را کنار دستتان بگذارید. این کار جلوی رفت‌وبرگشت و اصلاح‌های بعدی را می‌گیرد.
اطلاعات مشتری را بررسی کنید: نام یا نام شرکت، راه ارتباطی و در صورت نیاز نشانی یا اطلاعات مالی. اگر مشتری قبلا در فهرست شما وجود دارد، ابتدا همان سابقه را پیدا کنید. ساختن رکورد تازه برای یک مشتری قدیمی، گزارش فروش و سابقه ارتباط را پراکنده می‌کند.
بعد مشخص کنید فروش مربوط به چه تاریخی است. تاریخ ثبت با تاریخ ارائه کالا یا انجام خدمت همیشه یکی نیست. اگر این دو تاریخ برای کار شما تفاوت دارند، هرکدام را در جای درست وارد کنید.
سپس وضعیت معامله را روشن کنید:
- فروش کامل شده یا هنوز بخشی از آن در آینده انجام می‌شود؟
- مبلغ یک‌جا دریافت می‌شود یا چند مرحله دارد؟
- پرداخت نقدی، کارت، انتقال بانکی یا روش دیگری است؟
- برای مبلغ باقی‌مانده، تاریخ سررسید مشخص شده است؟
اگر این اطلاعات را نمی‌دانید، از حدس زدن خودداری کنید. فاکتور ناقص اما واقعی بهتر از فاکتوری است که با عدد ساختگی تکمیل شده باشد. می‌توانید وضعیت پرداخت را باز بگذارید و بعد از قطعی شدن اطلاعات، آن را اصلاح کنید.
مشتری و اقلام را با جزئیات درست وارد کنید
انتخاب مشتری اولین کنترل مهم است. نام‌های مشابه را فقط با نگاه کردن به عنوان انتخاب نکنید. اگر در سابقه مشتری شماره تماس، نام شرکت یا نشانی دارید، آن را هم بررسی کنید. فاکتور برای مشتری اشتباه ممکن است فروش را به سابقه فرد دیگری وصل کند و اصلاح آن زمان‌بر شود.
بعد از مشتری، نوبت اقلام است. برای هر کالا یا خدمت این چهار مورد را جداگانه بررسی کنید:
- نام دقیق کالا یا خدمت
- تعداد یا مقدار
- واحد اندازه‌گیری
- قیمت واحد
واحد باید با چیزی که واقعا فروخته‌اید هماهنگ باشد. برای کالا ممکن است «عدد»، «بسته»، «کیلوگرم» یا «متر» مناسب باشد. برای خدمت، «جلسه»، «ساعت»، «پروژه» یا «مرحله» معنا دارد. اگر یک خدمت را بر اساس ساعت می‌فروشید، وارد کردن آن به شکل «1 عدد» اطلاعات معامله را مبهم می‌کند؛ حتی اگر مبلغ نهایی درست باشد.
قیمت واحد را با مبلغ کل اشتباه نگیرید. اگر مشتری 4 واحد کالا خریده، قیمت هر واحد باید جدا مشخص باشد و سیستم یا محاسبه شما مبلغ ردیف را از آن به دست بیاورد. برای خدمات چندمرحله‌ای نیز هر مرحله را جدا وارد کنید، مگر اینکه توافق شما یک مبلغ ثابت برای کل پروژه باشد.
در پایان این بخش، تعداد ردیف‌ها را با سفارش یا توافق مشتری تطبیق دهید. حذف یک قلم کوچک، مثل هزینه بسته‌بندی یا یک خدمت جانبی، بعدها باعث اختلاف در مبلغ می‌شود. اگر فروش از اینستاگرام شروع شده، پیام سفارش را با اقلام ثبت‌شده مقایسه کنید. راهنمای ثبت سفارش اینستاگرام؛ از دایرکت تا انبار و فاکتور همین مسیر را از پیام مشتری تا ثبت فروش بررسی می‌کند.
تخفیف، مالیات و شرح را آگاهانه اضافه کنید
تخفیف باید قابل توضیح باشد. مشخص کنید تخفیف روی یک قلم اعمال شده یا روی کل فاکتور. این دو حالت همیشه نتیجه یکسانی ندارند، به‌خصوص وقتی چند کالا با قیمت‌های متفاوت در یک فروش وجود دارد.
برای تخفیف، یکی از این دو روش را انتخاب کنید:
- مبلغ تخفیف را وارد کنید.
- درصد تخفیف را وارد کنید و مبلغ محاسبه‌شده را کنترل کنید.
اگر تخفیف به دلیل خاصی داده شده، شرح کوتاهی بنویسید؛ مثلا «تخفیف خرید تعداد» یا «اصلاح قیمت طبق توافق». شرح نباید جای اطلاعات اصلی را بگیرد. نوشتن «طبق صحبت» چند هفته بعد کمکی به شما نمی‌کند، چون معلوم نیست صحبت درباره چه چیزی بوده است.
مالیات را هم بر اساس وضعیت واقعی کسب‌وکار و مقررات مربوط ثبت کنید. اگر مشمول مالیات هستید، نرخ و مبلغ را از تنظیمات یا دستورالعمل مالی خودتان بردارید. اگر مشمول نیستید، عددی را فقط برای کامل شدن فرم وارد نکنید. مالیات اشتباه، مبلغ نهایی و گزارش‌های مالی را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
شرح فاکتور برای نکته‌هایی است که در ردیف‌ها جا نمی‌شوند: زمان تحویل، محدوده خدمت، شماره سفارش، شرایط پرداخت یا توضیح درباره بخشی از توافق. شرح خوب کوتاه و قابل فهم است. به جای «توضیحات کامل در پیام‌ها»، بنویسید «تحویل تا پایان روز سه‌شنبه» یا «مرحله اول طراحی، شامل دو نوبت اصلاح».
پیش از ثبت نهایی، این چک‌لیست را بررسی کنید
قبل از ثبت قطعی، فاکتور را از ابتدا تا انتها یک بار بخوانید. کنترل نهایی نباید فقط به مبلغ کل محدود شود. این موارد را بررسی کنید:
- مشتری درست انتخاب شده است؟
- تاریخ معامله درست است؟
- همه کالاها یا خدمات در فهرست آمده‌اند؟
- تعداد و واحد هر ردیف با سفارش هماهنگ است؟
- قیمت واحد با توافق انجام‌شده مطابقت دارد؟
- تخفیف در محل درست اعمال شده است؟
- مالیات بر اساس وضعیت واقعی وارد شده است؟
- مبلغ نهایی با محاسبه دستی یا توافق مشتری سازگار است؟
- شرح‌های ضروری نوشته شده‌اند؟
- وضعیت پرداخت مشخص است؟
اگر اختلافی دیدید، اول ردیف‌ها را بررسی کنید. بیشتر خطاهای مبلغ از تعداد، واحد یا قیمت واحد می‌آیند، نه از جمع نهایی. بعد از اصلاح، دوباره تخفیف و مالیات را کنترل کنید؛ چون تغییر یک ردیف ممکن است مبلغ این دو بخش را هم تغییر دهد.
برای فاکتور خدماتی، متن خدمت را دقیق‌تر بخوانید. «مشاوره» ممکن است برای یک جلسه، چند ساعت یا یک پروژه کامل استفاده شده باشد. مقدار و محدوده خدمت را طوری ثبت کنید که مشتری و همکار شما برداشت یکسانی داشته باشند.
تسویه را به وضعیت واقعی معامله وصل کنید
ثبت فاکتور بدون ثبت وضعیت پرداخت، تصویر کاملی از فروش نمی‌دهد. در زمان تسویه، مبلغ پرداخت‌شده را با مبلغ کل مقایسه کنید و یکی از این حالت‌ها را مشخص کنید:
- پرداخت کامل
- پرداخت بخشی
- پرداخت‌نشده
- پرداخت در چند مرحله
در پرداخت بخشی، فقط نوشتن عبارت «بیعانه دریافت شد» کافی نیست. مبلغ دریافت‌شده، تاریخ پرداخت و روش پرداخت را ثبت کنید. مبلغ باقی‌مانده باید روشن باشد و اگر زمان مشخصی برای دریافت آن توافق شده، تاریخ سررسید هم نوشته شود.
اگر پرداخت از طریق انتقال بانکی انجام شده، شماره پیگیری را در محل مناسب ثبت کنید؛ البته فقط وقتی که این شماره قطعی و مرتبط با همین معامله باشد. کدهای موقت یا اطلاعاتی را که هنوز بررسی نکرده‌اید وارد نکنید.
برای فروش‌های نسیه، پیگیری را به یک تاریخ مشخص وصل کنید. عبارت «بعدا پیگیری شود» برنامه نیست. بنویسید چه مبلغی باقی مانده و در چه تاریخی باید وضعیت آن بررسی شود. اگر مشتری چند فاکتور باز دارد، پیگیری را بر اساس مجموع بدهی و قدیمی‌ترین سررسید مرتب کنید.
گزارش‌های دریافت زمانی قابل اعتماد می‌شوند که هر پرداخت به فاکتور درست وصل شده باشد. در این حالت، بررسی سود و زیان هم ساده‌تر است. برای شناخت بهتر این گزارش‌ها، گزارش سود و زیان؛ راهنمای مدیران غیرحسابدار توضیح می‌دهد هر عدد چه چیزی درباره فروش و هزینه‌ها نشان می‌دهد.
فاکتور ثبت‌شده را به پیگیری دریافت وصل کنید
بعد از ثبت، کار تمام نمی‌شود. اگر مبلغ کامل دریافت نشده است، برای آن یک وضعیت روشن داشته باشید. فاکتورهای باز را هر روز دوباره بررسی نکنید؛ یک زمان مشخص در هفته برای مرور آن‌ها تعیین کنید.
پیگیری دریافت باید به اطلاعات خود فاکتور تکیه کند. پیش از تماس یا ارسال پیام، این موارد را ببینید:
- مبلغ کل و مبلغ پرداخت‌شده
- تاریخ آخرین پرداخت
- مبلغ باقی‌مانده
- سررسید توافق‌شده
- توضیحی که درباره شرایط پرداخت نوشته شده است
پیام پیگیری هم بهتر است کوتاه و دقیق باشد. به جای «وضعیت پرداخت را خبر دهید»، مبلغ و شماره یا تاریخ معامله را ذکر کنید. این کار احتمال اشتباه میان چند فروش را کم می‌کند.
اگر مشتری درخواست مهلت تازه‌ای دارد، توافق جدید را در سابقه معامله ثبت کنید. تغییر شفاهی که جایی نوشته نشده باشد، دوباره به همان مشکل قبلی برمی‌گردد. برای مدیریت بهتر مراحل ارتباط با مشتری، راهنمای مدیریت سرنخ فروش از اولین پیام تا پیگیری بعدی درباره ثبت نتیجه و زمان پیگیری توضیح می‌دهد.
پرسش‌های رایج
اگر مشتری قبلا در فهرست ثبت نشده باشد، چه کنیم؟
ابتدا یک سابقه کامل برای او بسازید و اطلاعاتی را وارد کنید که مطمئن هستید درست است. از ایجاد چند رکورد با نام‌های مشابه خودداری کنید. اگر بخشی از اطلاعات را ندارید، همان بخش را خالی بگذارید و بعدا تکمیل کنید.
برای خدمات، تعداد را چطور بنویسیم؟
تعداد باید واحد واقعی فروش را نشان دهد. اگر خدمت بر اساس ساعت محاسبه می‌شود، ساعت را وارد کنید. اگر مبلغ برای یک پروژه کامل است، یک پروژه یا مرحله مشخص را ثبت کنید و محدوده کار را در شرح بنویسید.
تخفیف را روی هر کالا بزنیم یا روی کل فاکتور؟
بستگی دارد توافق شما چگونه بوده باشد. اگر برای یک قلم خاص تخفیف داده‌اید، همان ردیف را تغییر دهید. اگر تخفیف به کل خرید مربوط است، آن را در بخش تخفیف کلی ثبت کنید و مبلغ نهایی را دوباره بررسی کنید.
اگر بخشی از مبلغ را دریافت کرده باشیم، فاکتور را تسویه‌شده ثبت کنیم؟
خیر. وضعیت باید نشان دهد پرداخت کامل انجام نشده است. مبلغ دریافت‌شده و باقی‌مانده را جدا ثبت کنید تا پیگیری بعدی بر اساس عدد درست انجام شود.
مالیات را وقتی مطمئن نیستیم چطور وارد کنیم؟
عدد حدسی وارد نکنید. وضعیت مالیاتی کسب‌وکار را از مسئول حسابداری یا دستورالعمل داخلی بررسی کنید. تا زمان روشن شدن موضوع، اطلاعات قطعی فروش را ثبت کنید و بخش نامطمئن را بدون عدد ساختگی نگه دارید.
از فردا برای هر فروش همین ترتیب را اجرا کنید: اول مشتری، بعد کالا یا خدمت، سپس تعداد و قیمت، بعد تخفیف و مالیات، و در پایان تسویه. یک چک‌لیست ثابت کنار روند کار بگذارید و هر فاکتور را پیش از ثبت نهایی با آن کنترل کنید. بعد، فاکتورهای پرداخت‌نشده را در یک زمان مشخص مرور کنید. همین نظم ساده، خطاهای قابل پیشگیری را کم می‌کند و پیگیری دریافت را از حافظه افراد جدا نگه می‌دارد.